Télésecrétariat
Confiez votre standard téléphonique à des professionnels
Durant les périodes de vacances, en cas d’un surplus de travail dû au développement de votre entreprise ou tout simplement parce que vous ne souhaitez pas ou ne pouvez pas employer une secrétaire, il existe de nombreuses raisons qui peuvent vous amener à externaliser votre standard téléphonique.
Forte de ses longues années d’expérience en la matière, Satel met à disposition ses télésecrétaires pour répondre de façon professionnelle à chacun de vos appels. Nous vous assurons ainsi un télésecrétariat fiable et de qualité.
PERMANENCE TÉLÉPHONIQUE ENTREPRISE
Un service client de qualité qui répond à la demande de vos clients
Que vous ayez une TPE ou une PME, assurer un accueil téléphonique de qualité est essentiel. C'est le premier contact que vos clients et fournisseurs ont lorsqu’ils appellent. Satel vous propose les services de ses télésecrétaires.
Elles sont dotées de qualités d’élocution exceptionnelles pour s’exprimer clairement et maîtrisent parfaitement le français à l’oral comme à l’écrit. Enfin, elles savent faire preuve de courtoisie en toutes circonstances et se montrent particulièrement efficaces pour répondre à toutes les demandes.
Les solutions sur-mesure
Satel vous propose des solutions temporaires pour assurer le suivi de votre accueil téléphonique durant vos vacances ou vos jours de congé ainsi que durant vos heures de fermeture. Vous obtenez ainsi une plus grande flexibilité et vous ne manquez plus aucun prospect.
Nous proposons également un service de télésecrétariat permanent. Accueil personnalisé à chaque appel, prise de RDV, transfert d’appels, votre standard est intégralement géré par nos secrétaires à distance.
Si vous êtes intéressé par l’une de ces formules, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous remettrons un devis en vous proposant la solution de permanence téléphonique la plus adaptée à vos besoins.
Nous proposons les services de nos télés secrétaires 6 jours sur 7 avec une grande amplitude horaire pouvant aller de 9 heures à 20 heures chaque jour.
De plus, notre contrat ne vous engage pas sur la durée. Vous êtes libre d'arrêter lorsque vous le souhaitez, il vous suffit de nous envoyer un e-mail pour nous notifier de votre volonté.
Et inversement, votre compte peut être activé rapidement (en moins de 72 heures) lorsque vous voulez commencer à faire appel à nos services.
Enfin, avec notre solution de permanence téléphonique entreprise, Satel vous permet de réaliser des économies sur chaque appel pris en charge par le standard. Et, la facturation est effectuée en fonction de votre besoin.
Les tâches réalisées par nos télésecrétaires
Nos télésecrétaires assurent votre permanence téléphonique en répondant à chaque appel reçu au nom de votre entreprise comme ce serait le cas avec un secrétariat interne. Ensuite, elles transfèrent les appels aux collaborateurs concernés en respectant les règles que vous aurez prédéfinies. S'ils ne sont pas disponibles, elles prennent les messages qu’elles vous transmettent en temps réel par e-mail ou pas SMS. Elles peuvent également prendre des rendez-vous pour vos grâce à la mise à disposition d’un agenda en ligne que vous pouvez consulter à tout moment. Cet agenda vous permet également de communiquer facilement avec nos secrétaires par messages. La communication est ainsi facilitée et vous pouvez leur faire part rapidement de tout changement.
Enfin, pour ne vous transférer que les appels nécessaires, nos secrétaires à distance sont en mesure de donner les informations de base sur votre entreprise comme les horaires, l’adresse, le plan d’accès… afin d’effectuer un ciblage des appels entrants et ne vous passer les contacts que si c'est nécessaire.
Des secrétaires à distance qualifiées
Pour garantir un service de qualité à nos clients, Satel a mis en place un mode de recrutement très sélectif pour ne retenir que les candidates qui présentent les qualités indispensables à ce poste comme la courtoisie, un bon sens du relationnel et de l’amabilité. De plus, il est pour nous indispensable que nos secrétaires maîtrisent parfaitement le français oral mais aussi écrit.
Pour Satel, un télésecrétariat de qualité passe par une bonne formation de ses secrétaires à distance
Une fois le recrutement effectué, elles suivent une formation pour qu'elles aient connaissance des spécificités des entreprises et de la vôtre particulièrement afin que vos consignes soient rigoureusement respectées. Par ailleurs, nous avons mis en place une charte de l’accueil téléphonique que chacune de nos secrétaires doit respecter.
Ce sont les conditions pour vous garantir un accueil téléphonique agréable, avenant et une professionnelle qui remplit parfaitement toutes les tâches qui incombent à une standardiste.
TÉLÉSECRÉTARIAT MÉDICAL
Vous avez un cabinet médical et il est difficile pour vous de répondre à chaque appel ?
Quelle que soit l’activité libérale que vous exerciez, Satel vous propose un accueil personnalisé au nom de votre cabinet par des télésecrétaires professionnelles.
Vous vous libérez ainsi du temps et vous pouvez vous concentrer sur votre activité.
Des offres selon vos besoins !
Satel vous propose d’externaliser votre standard de façon permanente. Ainsi, ce sont nos télésecrétaires qui décrochent à chaque appel que vous recevez en se présentant au nom de votre cabinet. Elles prennent vos rendez-vous et transfèrent les appels lorsque c'est nécessaire.
Satel propose également des offres plus ponctuelles pour répondre à des besoins précis comme en cas de vacances de votre secrétaire ou si celle-ci est débordée et que vous cherchez à la délester de quelques tâches. Votre secrétariat est ainsi toujours disponible pour vos patients à chaque fois qu’ils en ont besoin.
Satel bénéficie d’une longue expérience dans le télésecrétariat qui a déjà apporté à ses clients la plus grande satisfaction.
Nos télésecrétaires sont des professionnelles aguerries qui fournissent un accueil de qualité pour chacun de vos clients.
Les points forts de Satel télésecrétariat
Grâce à l’externalisation de votre standard, vous bénéficiez d'une grande amplitude horaire puisque nous assurons le secrétariat téléphonique libéral 6 J/7 et de 9 heures à 20 heures Vous pouvez ainsi vous consacrer pleinement à votre activité.
De plus, niveau tarifaire, nous proposons une tarification à l’appel ou au forfait calculé en fonction des tranches d’appel par mois. Nous examinons avec vous laquelle de ces tarifications est la plus avantageuse pour vous.
Les tâches effectuées par notre personnel
Dès que le téléphone sonne, nos télésecrétaires répondent rapidement en se présentant au nom de votre cabinet. Selon les consignes que vous aurez passées, elles pourront vous passer certains appels ou à vos collaborateurs. Si vous ou vos collaborateurs n’êtes pas disponibles, elles proposent alors à leur interlocuteur de prendre un message qu’elles vous transmettent immédiatement par e-mail ou par SMS.
Nos télés secrétaires connaissent la procédure à suivre et gèrent vos appels en toute autonomie
De plus, lorsque vos patients appellent pour fixer un rendez-vous, elles le planifient et vous pouvez consulter votre agenda en temps réel grâce à notre outil de partage d’agenda en ligne. Enfin, pour les renseignements d’ordre général comme les horaires, l’adresse, le plan d’accès… de votre cabinet, elles transmettent directement l’information aux patients.
TÉLÉ SECRÉTARIAT LIBÉRAL
Le cadre d’un secrétariat téléphonique libéral
L’agenda partagé pour la prise de rendez-vous est le principal atout de notre offre mais aussi un outil innovant indispensable. Au fil des appels, l'agenda est mis à jour pas nos secrétaires à distance et vous pouvez le consulter à tout moment que ce soit sur votre ordinateur ou sur votre smartphone si vous êtes en déplacement.
Notre logiciel possède également une fonctionnalité qui permet aux patients de prendre rendez-vous eux-mêmes en se rendant sur internet.
Ces rendez-vous pris par les patients s’intègrent directement à l’agenda partagé sans demander d’intervention du médecin ni de la secrétaire à distance.
Les services administratifs
Le support administratif appartient à part entière aux services de gestion de service client que nous proposons. Satel a mis à disposition de ses collaborateurs des outils administratifs pour que les opérations de ventes soient plus efficaces. En outre, ils prennent connaissance de votre secteur d'activité. Ils peuvent ainsi toujours faire les offres les plus adaptées à vos clients.
Des secrétaires formées pour une prestation de qualité
Pour garantir un secrétariat téléphonique libéral de qualité, Satel apporte un soin tout particulier au recrutement de son personnel. Vous devez pouvoir leur confier vos appels téléphoniques en toute confiance car la télésecrétaire incarne votre cabinet au moment où les patients vous appellent.
Nos recrutements se basent donc sur les qualités indispensables à l’exercice de ce métier comme la courtoisie, l’empathie, la gentillesse et une excellente aisance relationnelle.
Elles doivent également savoir faire preuve de réactivité pour gérer les situations d’urgence et bien transmettre ces appels au médecin en priorité.
Notre second axe de recrutement concerne la maîtrise du français qui doit être parfaite aussi bien à l'oral qu’à l’écrit. En effet, nos secrétaires peuvent être amenées à rédiger des courriers ou des comptes rendus pour nos clients, l'orthographe doit être irréprochable.
Avant qu’elles soient en poste, nos télésecrétaires sont toutes formées afin de renforcer leurs acquis en français écrit et oral mais aussi pour les sensibiliser au fonctionnement d’un cabinet libéral afin qu’elles puissent gérer efficacement les situations d’urgence. Lors de la formation, elles acquièrent le vocabulaire spécifique à votre activité et sont informées sur votre environnement médical.
Enfin, elles sont aussi formées pour traiter efficacement les appels et se familiariser avec les outils comme l’agenda et ses multiples fonctionnalités.
Des mises en situation sont réalisées pour qu’elles prennent bien conscience qu’elles véhiculent l’image de nos clients et ce que cela implique.
LES AVANTAGES DE SATEL
Nos offres de télésecrétariat présentent des atouts incontestables pour nos clients
Si nos solutions d’externalisation d’accueil téléphonique rencontrent un si grand succès auprès de nos clients c’est parce que nous vous permettons de profiter d’une grande amplitude horaire grâce à un accueil téléphonique assuré 6 J/7 de 9 heures à 20 heures.
De plus, votre compte est rapidement activé en 72 heures seulement. Et, lorsque vous souhaitez résilier, il vous suffit de nous en informer par e-mail. Nos formules sont sans engagement.
Enfin, avec notre modèle de facturation adapté en fonction de vos besoins, vous réalisez des économies conséquentes.
Le travail à distance
Nos télésecrétaires sont en charge de tous les appels entrants dans votre établissement. Elles répondent en son nom et transfèrent les appels aux collaborateurs concernés en fonction des consignes que vous nous aurez données au préalable.
S’ils ne sont pas disponibles, elles proposent alors de prendre un message qu'elles vous envoient immédiatement par e-mail ou par SMS. Et si la demande des clients concerne des informations générales comme l’adresse, les horaires, le plan d’accès… elles sont en mesure de donner ces renseignements. Vous ne perdez ainsi pas de temps avec ce type de demande.
Nos télésecrétaires sont les ambassadrices de votre marque et se doivent d’en véhiculer une image positive.
Enfin, elles peuvent prendre des rendez-vous grâce à la mise à disposition de notre outil d’agenda en ligne. Vous avez la possibilité de le consulter à tout moment depuis votre ordinateur ou sur votre smartphone afin de vérifier vos rendez-vous à venir. Simple et ergonomique, notre agenda partagé et l’outil parfait pour un accueil téléphonique externalisé.
UN ACCUEIL DE QUALITÉ
Une charte d’accueil régit les règles de travail de nos secrétaires à distance
Pour vous assurer le meilleur service, Satel a mis en place des critères de recrutement stricts. Ainsi, nous exigeons de nos secrétaires qu'elles soient courtoises et fassent preuve d’empathie. Elles doivent également maîtriser parfaitement la langue française à l’oral pour pouvoir répondre efficacement aux appels mais aussi à l’écrit car elles peuvent être amenées à rédiger des courriers.
Pour qu'elles puissent être efficaces dès leur prise de poste, nous leur faisons suivre une formation spécifique au préalable au cours de laquelle elles apprennent à maîtriser les outils indispensables pour l’accueil téléphonique, ceux de saisie de données et de partage des informations. Elles sont ainsi rapidement opérationnelles et peuvent répondre à toutes les exigences inhérentes au métier du télésecrétariat.
C’est ainsi que nous garantissons à nos clients un respect rigoureux de la charte de l'accueil téléphonique et de bonnes conditions de travail pour nos secrétaires.
Un partenariat personnalisé
Chacun de nos clients a un interlocuteur qui répond à toutes vos questions et qui est à l’écoute de vos attentes et recueille vos consignes.
Vous savez ainsi parfaitement à qui vous adresser pour obtenir la réponse que vous souhaitez.
Avec nos outils de gestion de l’information et de détection automatique de numéros, il veille au respect rigoureux de vos consignes et de leur application par nos télésecrétaires.